Sendo a Digito Solutions uma empresa do setor tecnológico que desenvolve Websites, Lojas Online e Aplicações Web/Mobile, tem tarefas que exigem uma gestão muito bem alicerçada, pois são projetos que requerem várias etapas até chegar ao produto final. 

Todos os projetos passam por cada elemento da equipa, desde a pessoa responsável pela comunicação com o cliente, designer e programadores, e é fundamental para a Digito ter como base da gestão de sucesso, a comunicação, a partilha de resultados, de opiniões, objetivos e metas.

Muitos dos métodos utilizados na gestão são assentes na comunicação, e é através dela que obtemos resultados, assim mostramos algumas das nossas estratégias para uma gestão e comunicação eficazes.

1.Plataformas de gestão/comunicação

A Digito tem como aliados para a melhor gestão/comunicação, o Discord e o Notion.
O Discord é mais focado na comunicação, onde é possível criar vários canais no servidor, para organizar diferentes temas e partilhar ideias, tirar dúvidas em relação ao tema do canal. O Notion é utilizado para a gestão de projetos, onde a equipa pode encontrar a lista das tarefas que tem a desenvolver em cada projeto, e conseguir dar feedback de cada avanço dado em cada tarefa.

2.Reuniões Semanais

As nossas reuniões semanais acontecem duas vezes por semana, uma a meio da semana onde cada elemento da equipa menciona as tarefas que está a desenvolver e dá o seu ponto de situação, e outra reunião no fim da semana, onde cada elemento dá o seu feedback a toda a equipa sobre o estado das tarefas que lhe foram atribuídas no início da semana. Com isto, toda a equipa sabe o que cada elemento se encontra a desenvolver, ajuda com dúvidas que possam surgir, criando mais conexão entre todos e ajuda na organização das tarefas.

3.Gestão de tarefas 

É muito importante que toda a equipa esteja informada do que cada colega se encontra a desenvolver, por isso no início de cada semana, comunicamos através de um dos nossos canais no Discord, o planeamento semanal para cada elemento da equipa.

Ao longo da semana no mesmo canal, todos os elementos da equipa, no fim do dia de trabalho, fazem uma atualização com o que fez nesse mesmo dia, indicando com “Done” o que finalizou ou com “In Progress” com o que vai continuar no dia seguinte.

Temos também dentro do nosso Discord vários canais com os diferentes projetos, onde qualquer elemento pode partilhar informação, pedir ajuda a outro colega caso surja alguma dúvida no projeto e também para partilhar objetivos alcançados nesses mesmos projetos.

4.Gestão de Projetos

Para uma melhor gestão de cada projeto, é utilizada a plataforma Notion para gerir todos os projetos. Aqui são colocadas todas as tarefas e os respetivos responsáveis e assim cada elemento da equipa tem acesso às sua tarefa, conseguindo atualizar o desenvolvimento da mesma com “To do” quando ainda não começou, “In Progress” quando se encontra a desenvolver, “Review” quando aguarda aprovação de outra pessoa e “Done” quando a tarefa está concluída, permitindo a cada elemento saber exatamente o ponto de situação do projeto. 

É também colocado em cada tarefa uma tabela de “Time Tracking” onde é inserido o número de horas gastas em cada projeto, para perceber e gerir o número de horas gastas.

5.Estatísticas Mensais

São estatísticas desenvolvidas no fim de cada mês e apresentadas à equipa, desde o número de horas gastas no final do mês e a percentagem em cada projeto, um top dos projetos com mais horas no geral e de forma detalhada por pessoa. Tem como objetivo informar toda a equipa dos objetivos alcançados no mês e com este mesmo balanço perceber onde podemos melhorar para obter melhores resultados para a Digito Solutions.