O que é preciso para vender online em Portugal: a lista completa antes de abrir

Montar a loja é a parte visível e, curiosamente, a mais fácil. O que trava a maior parte dos projetos é tudo o resto: a papelada, os pagamentos, a faturação e as regras que a lei exige que estejam no site.

A boa notícia é que essa lista é finita, conhecida, e resolve-se em poucas semanas. Este artigo percorre-a por inteiro, por ordem de execução, para que possa abrir sabendo que não ficou nada para trás.

Antes da loja: o negócio

Atividade aberta nas Finanças. Precisa de ter a atividade iniciada, com o código correspondente ao comércio a retalho pela internet. Se já tem empresa a funcionar, confirme apenas se o código de atividade cobre a venda online.

Regime de IVA definido. Determina se cobra IVA nos preços e como o declara. Se vier a vender para outros países da União Europeia, há regras adicionais que convém perceber antes e não depois.

Software de faturação certificado. Em Portugal é obrigatório emitir fatura, mesmo em vendas a consumidores particulares, e a fatura deve ser emitida logo após o pagamento. Escolha o software antes de construir a loja, porque a ligação entre os dois é parte do projeto.

Os pagamentos

Este é o passo que demora mais tempo de calendário e que as pessoas deixam para o fim.

Para aceitar MB WAY e referências Multibanco precisa de contrato com um fornecedor de pagamentos. Os mais usados em Portugal são a ifthenpay, a Easypay e a Eupago, todos portugueses, além do Stripe para cartões internacionais.

O processo é sempre o mesmo: registo, envio dos dados da empresa e aguardar a ativação, que costuma demorar entre dois e cinco dias úteis. Trate disto cedo, porque sem pagamentos ativos não abre.

Vale a pena oferecer mais do que um meio. Cartão para quem compra por impulso, MB WAY para a maioria dos portugueses, e referência Multibanco para quem prefere pagar mais tarde ou não usa a aplicação.

O que a lei obriga a ter no site

Esta secção é a que gera mais coimas, e é toda ela resolúvel numa tarde de trabalho.

Identificação completa da empresa, visível no site: nome, morada, número de identificação fiscal e registo comercial, além de endereço de email e telefone quando exista.

Livro de Reclamações Eletrónico, com ligação visível, tipicamente no rodapé, para livroreclamacoes.pt. As reclamações recebidas têm de ser respondidas no prazo de quinze dias úteis, conforme o Decreto-Lei n.º 156/2005.

Entidade de Resolução Alternativa de Litígios competente para a sua região, indicada com nome, morada e site, ao abrigo da Lei n.º 144/2015. Convém também referir a plataforma europeia de resolução de litígios em linha.

Condições gerais de venda, incluindo o direito de livre resolução de catorze dias, que permite ao cliente desistir da compra sem justificação nem penalização.

Política de privacidade conforme o RGPD e banner de cookies em que recusar seja tão acessível como aceitar.

Preços com IVA incluído e custos de envio visíveis antes de a pessoa iniciar o processo de encomenda, e não apenas no último passo. Custos que aparecem de surpresa no checkout são, além de má experiência, ilegais.

Meios de pagamento aceites e zonas de entrega comunicados antes da encomenda.

A ASAE fiscaliza lojas online precisamente sobre estes pontos, e as coimas podem atingir dezenas de milhares de euros. Como sempre em matéria legal, confirme o seu caso concreto com quem o assessora.

A operação, que é onde os negócios tropeçam

Com a loja legal e a receber pagamentos, falta a parte que ninguém mostra nas fotografias.

Stock e prazos reais. Prometer envio em vinte e quatro horas e demorar cinco é a forma mais rápida de destruir a reputação de uma loja nova.

Transporte. Contrato com transportadora, custos por escalão de peso, e uma decisão sobre a partir de que valor oferece portes. Compare pelo menos duas antes de fechar.

Devoluções. Precisa de um processo, não apenas de uma política. Quem recebe, quem verifica, em quanto tempo devolve o dinheiro.

Embalamento. Custa mais do que se pensa e afeta a percepção do produto.

Apoio ao cliente. Defina onde responde e em quanto tempo. Vale a pena recordar que a velocidade de resposta é um dos fatores que mais influencia a conversão.

Por onde começar, em ordem

  1. Confirmar atividade, código e regime de IVA
  2. Escolher e contratar o software de faturação
  3. Iniciar o processo com o fornecedor de pagamentos, porque demora dias
  4. Definir transportadora, custos de envio e prazos
  5. Construir a loja e os textos legais em paralelo
  6. Ligar loja, pagamentos e faturação, e testar com encomendas reais
  7. Abrir com um catálogo pequeno e alargar depois

O ponto seis merece insistência. Faça pelo menos três encomendas reais de ponta a ponta, com pagamento verdadeiro, antes de anunciar seja o que for. É onde aparecem os problemas que nenhum teste simulado revela.

Se vender para fora de Portugal

Muitos negócios começam a vender só em Portugal e recebem a primeira encomenda de Espanha ou de França na segunda semana. Vale a pena saber isto antes de acontecer.

Nas vendas a consumidores particulares noutros países da União Europeia existe um limiar anual a partir do qual passa a aplicar-se o IVA do país do cliente e não o português. Abaixo desse limiar, continua a aplicar o regime nacional. Acima, existe um regime de balcão único que permite declarar tudo em Portugal em vez de ter de se registar em cada país.

Não é complicado, mas é do tipo de coisa que custa caro descobrir tarde. Fale com o seu contabilista antes de ativar envios internacionais, e configure a loja em conformidade.

Confirme também os custos de envio reais para fora, que costumam surpreender, e decida se compensa vender para lá ou se prefere concentrar-se no mercado interno durante o primeiro ano.

Quanto tempo demora, na prática

As pessoas costumam subestimar o calendário porque contam apenas o tempo de construir a loja.

O contrato com o fornecedor de pagamentos demora entre dois e cinco dias úteis a ficar ativo, e só arranca depois de enviar a documentação da empresa. As fotografias e os textos dos produtos costumam ser o maior atraso de todos, sobretudo quando o catálogo é grande e ninguém foi destacado para essa tarefa. Os textos legais e as condições de venda exigem decisões que só o dono pode tomar, como prazos de devolução e zonas de entrega.

Uma loja pequena, com catálogo reduzido e conteúdos prontos, abre em poucas semanas. Uma loja com centenas de produtos por fotografar e descrever demora meses, e o atraso raramente é técnico.

A forma mais eficaz de encurtar isto é abrir com menos produtos. Vinte produtos bem apresentados vendem mais do que trezentos mal descritos, e permitem começar a aprender com clientes reais muito mais cedo.

Como a Digito ajuda

Tratamos deste percurso por inteiro, e a nossa vantagem é conhecer a parte portuguesa dele.

Construímos a loja, integramos MB WAY, Multibanco e cartão, ligamos ao software de faturação para que a fatura saia sozinha depois de cada pagamento, e deixamos os textos e as ligações legais no sítio certo.

Também ajudamos a decidir o que fica para a segunda fase. Quase todas as lojas que abrem com tudo o que sonharam abrem tarde de mais e com dinheiro a menos para divulgar.

Se está a preparar-se para vender online e quer perceber o que falta no seu caso, vamos rever a lista consigo.

Fontes